Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Nooflab Oy ja sen tarjoama verkkopalvelu kaikkitoimitilat.fi ovat sitoutuneet noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta sekä muuta yksityisyydensuojaa koskevaa lainsäädäntöä ja käsittelemään henkilötietojasi hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti.
2. Rekisterinpitäjä
Nooflab Oy (y-tunnus 3183134-1)
Otakaari 5
02150 ESPOO
3. Tietosuojavastaava
Jyrki Vaittinen, Nooflab Oy:n tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: jyrki.vaittinen@nooflab.com
4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jyrki Vaittinen
Sähköpostiosoite: jyrki.vaittinen@nooflab.com
5. Rekisterin nimi
Kaikkitoimitilat.fi asiakasrekisteri
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen, yhteydenpito ja esimerkiksi erilaisten kyselyiden tekeminen. Henkilötietoja käytetään viestintään ja saatujen toimeksiantojen hoitamiseksi sekä käyttäjälle voidaan tarjota asiakastoimintoja ja personoituja palveluita.
Lisäksi henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
– toiminnan kehittäminen, suunnittelu ja ylläpito;
– mielipide- ja markkinointitutkimus;
– asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdentaminen; ja
– verkkosivuston tilastointi, analysointi ja tietoturvatoimenpiteet.
Ensisijaisesti henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän saamien toimeksiantojen hoitaminen (sopimussuhde) ja toissijaisesti rekisteröidyn rekisterinpitäjälle antama suostumus.
7. Rekisterin tietosisältö
Nimi;
Sähköpostiosoite;
Puhelinnumero;
Asiakastunnisteet; ja
Mahdolliset muut henkilön rekisterinpitäjälle omasta aloitteestaan antamat tiedot.
8. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaat itse tallentavat ja/tai antavat tiedot kaikkitoimitilat.fi-palveluun.
9. Tietojen vastaanottajat
Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta tietoja rekisterin ulkopuolelle, ellei se ole tarpeellista sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.
Kuitenkin rekisterinpitäjä (Nooflab Oy) luovuttaa tietoja kumppaneilleen tai muille vastaaville relevanteille tahoille liittyen toimeksiannon hoitamiseen. Kumppaneilla tarkoitetaan mm. toimistohotelleita, toimitilan vuokraajia, kiinteistöosakeyhtiöt tai muita toimitilojen omistajia sekä niiden vuokraajia. Kukin kumppani toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa. Tietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne, joilla on tarvetta käsitellä tietoja sopimusvelvoitteiden tai suostumukseen perustuvien toimien täyttämiseksi. Rekisterinpitäjä voi käyttää toimeksiantojen hoitamisessa tai muussa palveluntuottamisessa kolmansien osapuolten palveluja esimerkiksi tietotekniikan palveluiden osalta. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjä varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä. Selvyydeksi todetaan, että edellä mainitut kolmannet osapuolet käsittelevät tietoja ainoastaan rekisterinpitäjän toimeksiannosta ja lukuun.
11. Henkilötietojen säilytysaika ja tarpeettomien henkilötietojen poistaminen
Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin tarpeellista sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai toimeksiannon hoitamiseksi tai niin kauan, kun se muilta osin tarpeen tämän tietosuojaselosteen tarkoituksen täyttämiseksi taikka muusta lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden noudattamiseksi. Saatamme joutua säilyttämään henkilötietojasi oikeudenkäyntejä koskevissa tilanteissa niin kauan, kunnes kyseinen oikeustoimi saadaan päätökseen mahdolliset valitusajat mukaan lukien. Tämän jälkeen joko poistamme tiedot tai arkistoimme ne voimassa olevien lakien mukaisesti. Tietojasi ei kuitenkaan tulla säilyttämään tunnistamisesi mahdollistavassa muodossa kauemmin, kun on välttämätöntä sovellettavien voimassa olevien lakien mukaan tai jotta Nooflab Oy voi toteuttaa ne tarkoitukset, joiden vuoksi tietoja on kerätty tai käsitelty. Selvyydeksi toteamme, että passiivisiksi jääneet henkilötiedot poistetaan säännöllisesti.
12. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Osa rekisterinpitäjän käyttämistä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään esimerkiksi Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sovittaessa tietojen siirrosta henkilötietojen käsittelijätahon kanssa.
14. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterinpitäjä pyytää rekisteröityä lähettämään tarkastus-, muutos-, oikaisu- ja poistopyynnöt kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Nooflab Oy/tietosuoja, Otakaari 5, 02150 Espoo. Rekisterinpitäjä lähettää vastauksen rekisteröidyn lähettämään pyyntöön sähköpostitse, ellei rekisteröity nimenomaisesti Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle sähköpostitse, jollei rekisteröity pyydä lähettämään tietoja muulla tavoin.
Oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu ja saada jäljennös tiedoista. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa rekisterinpitäjä kysyy lisätietoja rekisteröidyn tunnistamiseksi.
Oikeus tiedon korjaamiseen
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää virheellisen tai tarpeettoman henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity esimerkiksi kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
Oikeus vaatia tietojen poistamista tai vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista tai vastustaa niiden käsittelyä silloin kun se perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa suoramarkkinointia lähettämällä tätä koskevan pyynnön tämän kohdan mukaiseen postiosoitteeseen.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröity voi tehdä henkilötietojen käsittelystä valituksen valvovalle viranomaiselle, joka on tietosuojavaltuutettu.
14. Evästeet ja käyttäjäseuranta
Kaikkitoimitilat.fi-palvelun verkkosivuilla käytetään evästeitä. Lisätietoa evästeiden käytöstä Nooflab Oy:n evästekäytännöstä.
15. Muutokset tietosuojakäytäntöön
Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen ja siihen liittyviin tietoihin. Rekisterinpitäjä suosittelee, että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä tietosuojakäytäntöä säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.